Rundschreiben des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie zur Anwendung des Vergaberechts im Zusammenhang mit der Unterbringung und Versorgung von Flüchtlingen vom 24. August 2015

Rundschreiben des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie zur Anwendung des Vergaberechts im Zusammenhang mit der Unterbringung und Versorgung von Flüchtlingen vom 24. August 2015:

„Sehr geehrte Damen und Herren,
die zunehmende Zahl von Flüchtlingen und Asylbegehrenden stellt Bund, Länder und Kommunen im Hinblick auf die angemessene Unterbringung und Versorgung dieser Menschen vor enorme Herausforderungen. Die bisher bestehende große Bereitschaft der Bevölkerung zur Aufnahme von Flüchtlingen muss erhalten bleiben. Damit dies gelingt, muss die öffentliche Verwaltung weiter handlungsfähig bleiben. Es ist die gemeinsame Aufgabe des Bundes, der Länder und der Kommunen, für die nach Deutschland kommenden Menschen Unterkunft und Verpflegung sicherzustellen und Obdachlosigkeit zu vermeiden.

Im Zusammenhang mit der Unterbringung und Versorgung stellen sich auch Herausforderungen für die Vergabeverfahren und deren schnelle, aber auch rechtssichere und effiziente Durchführung.

Bei öffentlichen Aufträgen unterhalb der EU-Schwellenwerte kommt das Haushaltsrecht zur Anwendung, dessen Verfahrensregeln bereits eine Beschleunigung der Verfahren und die im Vergleich zum Oberschwellenbereich erleichterte Wahl eines freihändigen Vergabeverfahrens bei öffentlichen Aufträgen zulassen.

Für Vergabeverfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte, welche durch die maßgeblichen Vorgaben der EU-Vergabekoordinierungsrichtlinie geprägt werden, sind im Zusammenhang mit der Unterbringung und Versorgung von Flüchtlingen folgende Aspekte zu beachten:

Auch die vom EU-Vergaberecht geprägten deutschen Regelungen für die Vergabe oberhalb der EU-Schwellenwerte kennen mehrere Möglichkeiten zur Beschleunigung von Vergabeverfahren, die bei öffentlichen Aufträgen zur Unterbringung und Versorgung von Flüchtlingen in Anspruch genommen werden können. Dabei kommt insbesondere das beschleunigte nicht offene Verfahren, aber auch das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb in Betracht.

 

1. Beschleunigtes nicht offenes Verfahren

Im beschleunigten nicht offenen Verfahren können die Fristen für Teilnahmeanträge auf 15 Tage (im Fall einer elektronische Bekanntmachung auf 10 Tage) und für die Abgabe von Angeboten auf 10 Tage herabgesetzt werden. Voraussetzung ist, dass der Auftrag besonders dringlich ist. Die besondere Dringlichkeit dürfte aufgrund der vorliegenden Informationen im Zusammenhang mit der Unterbringung von Flüchtlingen derzeit im Regelfall anzunehmen sein.

 

2. Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb

Darüber hinaus kommt ein Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb in Betracht, wenn aufgrund der konkreten Situation vor Ort auch diese verkürzten Fristen nicht einzuhalten sind.
Bei einem Vergabeverfahren ohne Teilnahmewettbewerb kann der öffentliche Auftrag-geber unmittelbar mit wenigen potentiellen Bietern verhandeln, ohne den beabsichtigten Auftrag vorab veröffentlichen zu müssen.

Nach der ständigen Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs müssen drei kumulative Tatbestandsvoraussetzungen für die Anwendung der jeweiligen Ausnahmetat-bestände für das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb erfüllt sein. Der Verzicht auf die EU-weite Bekanntmachung ist danach nur zulässig, wenn ein unvorhergesehenes Ereignis vorliegt, dringliche und zwingende Gründe bestehen und ein kausaler Zusammenhang besteht zwischen dem unvorhergesehen Ereignis und der Unmöglichkeit, die Fristen einzuhalten. Diese Kriterien sind im Rundschreiben des BMWI vom 9. Januar 2015 näher erläutert.

Aufgrund des plötzlichen Anstiegs der Flüchtlingszahlen dürften derzeit regelmäßig sowohl das Tatbestandsmerkmal „unvorhergesehenes Ereignis“ als auch „dringliche und zwingende Gründe“ im Zusammenhang mit öffentlichen Aufträgen zur Unterbringung und Versorgung von Flüchtlingen erfüllt sein.

Entscheidend ist in diesem Zusammenhang, dass der jeweilige öffentliche Auftraggeber nicht voraussehen konnte, dass er kurzfristig wesentlich mehr Flüchtlinge aufnehmen und unterbringen muss als zu erwarten war.

Nach der am 19. August 2015 veröffentlichten Flüchtlingsprognose des Bundesamtes für Migration und Flüchtlinge (BAMF) werden für das Jahr 2015 bis zu 800.000 Flüchtlinge erwartet. Bisher wurde für das Jahr 2015 lediglich eine Zahl von 450.000 Flüchtlingen prognostiziert. Dieser unerwartete Anstieg von aufzunehmenden Flüchtlingen wird regelmäßig dazu führen, dass die für die Unterbringung und Versorgung verantwortlichen Kommunen wesentlich mehr Unterbringungsmöglichkeiten und Versorgungskapazitäten zur Verfügung stellen müssen als zu erwarten war.

Dies kann im konkreten Einzelfall zu äußerst kurzfristigem Beschaffungsbedarf führen, bei dem aufgrund der bestehenden Gefährdungen für ein wichtiges Rechtsgut (Gesundheit der Flüchtlinge) Aufträge zügig vergeben und ausgeführt werden müssen und von einem Teilnahmewettbewerb abgesehen werden kann.

Im Sinne einer effizienten Verwendung von Haushaltsmitteln empfiehlt es sich, mehrere Unternehmen zur Abgabe von Angeboten aufzufordern.

 

3. Ergänzende Hinweise

Ferner regen wir an, stets zu prüfen, ob im Zusammenhang mit der Versorgung einer noch nicht genau abzuschätzenden Zahl von Flüchtlingen mit Liefer- und Dienstlei-stungen auf das Instrument einer Rahmenvereinbarung zurückgegriffen werden kann.

Mit freundlichen Grüßen im Auftrag
Dr. Thomas Solbach“

 

Link zum Rundschreiben des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie zur Anwendung des Vergaberechts im Zusammenhang mit der Unterbringung und Versorgung von Flüchtlingen vom 24. August 2015: Rundschreiben des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie vom 24.08.2015